Heb je een fout gemaakt in een factuur maar heb je de factuur al verstuurd naar je klant? Of heb je met je klant afgestemd dat je minder in rekening zal brengen? Geen probleem. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kan verwerken in Gekko.

Wat is een credit factuur?

Een creditfactuur is eigenlijk een gewone factuur waarop het bedrag staat dat je wilt corrigeren.

Stel: je hebt een factuur voor 1.000 EUR (ex BTW) gestuurd. Maar je had eigenlijk maar 600 EUR in rekening moeten brengen.

Je maakt een credit factuur voor 400 EUR. Je klant heeft uiteindelijk twee facturen ontvangen: de (foute) factuur voor 1.000 EUR en een credit factuur voor -400 EUR. Samen maakt dat het correcte bedrag van 600 EUR. 

Laat de foute factuur staan in je administratie

Allereerst is het belangrijk om te onthouden wat je niet moet doen: verwijder de foute factuur nooit uit je administratie als de factuur verzonden is. Je kunt de factuur laten staan en een nieuwe credit factuur aanmaken voor het bedrag dat teveel in rekening is gebracht.

Credit factuur aanmaken

  1. Ga naar je facturenoverzicht
  2. Druk achter de oorspronkelijke (foutieve) factuur op de drie puntjes
  3. Kies de optie 'creditfactuur' (afbeelding A)
  4. Voer alle benodigde gegevens in
  5. Let er goed op dat je het juiste bedrag invult (een negatief getal). Gekko voert namelijk automatisch het bedrag in van de oorspronkelijke factuur
  6. Sla de factuur op en verzend de factuur naar je klant

Afbeelding A. Kies credit factuur

 

Afbeelding B. Maak een credit factuur

Betalingen

Vaak vindt er bij een crediet factuur geen betaling plaats. Als de klant namelijk de originele factuur niet heeft betaald, hoeft de klant dus ook niet het krediet bedrag terugkrijgen. Echter, je moet wel een betaling toevoegen door óf de factuur als "betaald" te versturen óf later een betaling toe te voegen. Anders zal je factuur na verloop van tijd op status "te laat" komen te staan.
 
Ook bij de originele factuur moet je een betaling toevoegen zelfs al is die niet betaald door de klant. De reden is dat je fictief wel twee transacties hebt gedaan (je hebt tenslotte twee facturen verstuurd) en zo het totaal van de betalingen aansluit bij het totaal bedrag dat is uitgewisseld. 
 
Om dit extra duidelijk te maken kun je bij de omschrijving van een betaling iets toevoegen als "fictief correctie bedrag voor credietfactuur".

Waar moet je verder op letten?

Je kunt een creditfactuur in je gewone numeratie opnemen of een aparte reeks beginnen met alleen creditfacturen. Allebei kan mits je consequent bent. Als je de credit factuur verstuurt, vergeet dan niet het factuur nummer van de oude incorrecte factuur te vermelden in je begeleidende bericht. Dit is niet noodzakelijk maar maakt het wel zo duidelijk voor je klant.