Btw-aftrek en zakelijke lunches | Gekko veelgestelde vragen

Btw-aftrek en zakelijke lunches

In Gekko hebben we twee kostensoorten voor eten en drinken. Namelijk voor 'horeca' en 'niet-horeca'. De reden hiervoor is dat je kosten die je maakt in de horeca niet mag aftrekken van je btw-aangifte, maar kosten buiten de horeca wel. In dit artikel leggen we uit:

  • wanneer een lunch wel of niet zakelijk is
  • wanneer je de btw van zakelijke lunches mag aftrekken
  • wanneer je de kosten van je zakelijke lunch mag aftrekken van de winst 

Wanneer is een lunch 'zakelijk'?

Zakelijke kosten zijn kosten die direct zijn terug te voeren op jouw onderneming en binnen bepaalde grenzen noodzakelijk zijn. Een ‘zakenlunch’ kan dus gerekend worden tot zakelijke kosten als je kunt rechtvaardigen dat de kosten in het belang van jouw onderneming waren. Voorbeelden hiervan zijn een zakelijke lunch met een potentiële klant, zakenpartner of leverancier.

Btw op zakelijke lunches terugvorderen

De btw op zakelijke kosten mag je in bepaalde gevallen aftrekken (terugvorderen als voorbelasting). Zakenlunches zijn ook zo'n aftrekpost. Echter, je mag niet van alle zakelijke lunches de btw terugvorderen. De locatie speelt hierin een belangrijke rol. Wanneer je een lunch bestelt in een horecagelegenheid en deze meeneemt naar kantoor, mag je de btw wel terugvorderen. Lunch je in een horecagelegenheid of laat je de lunch regelen door een cateraar in een speciale ruimte, dan mag je de btw niet terugvorderen.

Zakelijke lunches aftrekken van de winst

Je mag van de Belastingdienst bepaalde kosten van de winst aftrekken. Dat is gunstig voor jou, omdat je dan minder belasting hoeft te betalen. Zakelijke lunches vallen onder de post ‘representatiekosten’. Onder representatiekosten vallen bijvoorbeeld ook de kosten voor studiereizen, workshops, seminars en congressen. Je mag deze kosten opgeven als bedrijfskosten, maar niet het hele bedrag. Er zijn twee opties:

  • Volledige aftrek 
    De kosten voor zakenlunches zijn vanaf een drempelbedrag van 4500 EUR volledig aftrekbaar van de winst. Voor de meeste kleine ondernemers is deze drempel echter veel te hoog
  • Beperkte aftrek
    Kom je niet aan die 4500 EUR? Dan kun je 80% (2017 en 2018) van de kosten voor zakenlunches aftrekken van de winst. De overige 20% mag je dus niet aftrekken

Tip: als je een Premium account hebt, kun je ook je eigen kostensoorten aanpassen en per kostensoort exact aangeven of de BTW wel of niet mag worden afgetrokken.