Meerdere bonnen tegelijk uploaden | Gekko veelgestelde vragen

Meerdere bonnen tegelijk uploaden

Begin je met Gekko en wil je graag je kosten van vorige jaren uploaden? Dat kan! Je hoeft dit niet per bon te doen, zoals hoe je dat doet met 'nieuwe' bonnen. Je kunt je kosten in één keer laden met onze kosten upload functie.

Kosten uploaden met een csv-bestand

De upload functie kun je vinden bij je instellingen. Het enige wat je hoeft te doen is het volgende:

1) Download ons voorbeeldbestand

2) Voer jouw data in het bestand in (lees hieronder waar je op moet letten)

3) Sla het bestand op als .CSV

4) Upload het bestand 

Waar je op moet letten bij het uploaden

In de eerste regel van het bestand staat exact omschreven wat het format is van de data. Volg deze regels:

  • Controleer jouw taalinstelling in je persoonlijk profiel. Als je taal op Engels staat, moet je bij de velden 1) btw 2) type transactie en 3) kostensoort ook Engelse tekst gebruiken. Verwijder de eerste 5 regels niet, ook niet de voorbeeldregel
  • Datum: jjjj-mm-dd formaat (2017-08-12)

  • Bedrag: vul hier het bedrag in. Let daarbij op dat je geen punten gebruikt in het bedrag om duizendtallen oid aan te geven. Bijv. voor 1000 EUR moet je geen 1.000 invullen maar gewoon 1000. Decimalen kun je met een komma aangeven. Bijv. 49,95 EUR.

  • Btw (21% of 6%):  vul bij de één een bedrag in en bij de ander '0'. Bijv. je hebt 5.00 EUR (21% btw) -> vul bij 6% dan '0' in

  • Btw vrijgesteld/verlegd: vul hier altijd wat in (ja/nee or yes/no), laat het veld niet leeg. Je kunt niet bij beiden velden 'ja' invullen

  • Kostennummer: voer bij de eerste regel een kostennummer in en laat de rest leeg (Gekko telt bij het uploaden automatisch verder)

  • Type transactie: kies uit bestaande transacties ("Nog niet betaald", "Bank transactie", "Contant of prive rekening" of "Creditcard"). Let op: als je profiel op Engels staat, gebruik dan de Engelse termen
  • Kostensoort:kies uit bestaande kostensoorten (zie afbeelding A). Let op: als je profiel op Engels staat, gebruik dan de Engelse termen

  • Klant: je kunt alleen klanten invullen die al bestaan in Gekko (als je nog geen klanten hebt, maak deze dan eerst aan). Je kunt deze velden ook leeg laten

  • Project: je kunt alleen projecten invullen die al bestaan in Gekko (als je nog geen projecten hebt, maak deze dan eerst aan). Je kunt deze velden ook leeg laten

Afbeelding A. Standaard kostensoorten

Wat moet ik doen met mijn papieren bonnen?

Je kunt alleen de bedragen laden en niet de digitale bonnen zelf. Je moet dus wel de bonnetjes van deze kosten elders bewaren voor de Belastingdienst. Of later een keer de bonnen inladen in Gekko.